Фильтрация сообщений

По мере того как сообщения накапливаются в папке Входящие (Inbox), вам может становиться все труднее находить нужные сообщения. Чтобы облегчить поиск сообщений, вы можете фильтровать их посредством выбора представления. При фильтрации сообщений вы можете отображать только те сообщения, которые отвечают общему критерию, что позволяет выделить отдельную группу сообщений. Вы можете создавать правила перемещения ваших сообщений в выбранные папки по их получении, а также игнорировать массовые рассылки или электронную почту с материалами для взрослых.

NextShow, ReNextShow, Schedule

В этом упражнении вы создадите представление для фильтрации сообщений, а также правило, согласно которому сообщения будут удаляться из папки Входящие (Inbox).

Отобразив, если необходимо, в окне Outlook папку Входящие (Inbox), войдите в меню Вид (View), наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View) и выберите Определить представления (Define Views). Появится диалоговое окно Определение представлений для папки "Входящие " (Define Views for "Inbox"), как показано на рисунке.
Нажмите кнопку Копировать (Copy). Появится диалоговое окно Копирование представления (Copy View).
В строке Имя нового представления (Name of new view) введите Фильтр - демонстрация и нажмите OK. Диалоговое окно Копирование представления (Copy View) закроется, и появится диалоговое окно Сведения о представлении (View Summary) с настройками скопированного вами представления.
Нажмите кнопку Отбор (Filter). Появится диалоговое окно Отбор (Filter).
В строке Искать текст (Search for the word[s]) введите демонстрация и нажмите OK. Диалоговое окно Отбор (Filter) закроется, появится диалоговое окно Сведения о представлении (View Summary) с отображением новых отфильтрованных сообщений.

увеличить изображение
В диалоговом окне Сведения о представлении (View Summary) нажмите OK.

Диалоговое окно Сведения о представлении (View Summary) закроется, и вы вернетесь к диалоговому окну Определение представлений для папки "Входящие " (Define Views for "Inbox"), где в списке Представления для папки "Входящие" (View Name) будет указано новое представление.
Убедитесь, что представление "Фильтр - демонстрация" выделено в списке Представления для папки "Входящие" (View Name), и нажмите кнопку Применить (Apply View).

Диалоговое окно Определение представлений для папки "Входящие" (Define Views for "Inbox") закроется, и отобразится папка Входящие (Inbox), содержащая только те сообщения, в темах которых есть слово "демонстрация". Ярлык папки будет показывать, что применен фильтр.

увеличить изображение
В меню Вид (View) наведите указатель мыши на пункт Текущее представление (Current View). Появится список доступных представлений, включая представление "Фильтр - демонстрация".
В подменю Текущее представление (Current View) выберите Сообщения (Messages). Фильтр отключится, и в папке Входящие (Inbox) отобразятся все ваши сообщения.
Теперь вы создадите правило для управления сообщениями, которые отвечают определенному критерию. В меню Сервис (Tools) выберите Мастер правил (Rules Wizard). Появится первое окно Мастера правил (Rules Wizard), как показано на рисунке ниже.
Нажмите кнопку Создать (New). Появится следующее окно Мастера правил. Опция Создать правило на основе шаблона (Start creating a rule from a template) отмечена. Просмотрите типы правил, которые вы можете создавать из шаблона. (Если Помощник Office предлагает вам помощь, откажитесь от нее.)
Убедитесь, что выбрана опция Перемещение новых сообщений от кого-либо (Move new messages from someone) и нажмите кнопку Далее (Next). Появится следующее окно Мастера правил (Rules Wizard).

В списке Условия. Какие сообщения следует отбирать? (Which condition(s) do you want to check?) снимите галочку с опции От <отправители или список рассылки> (from people or distribution list) и отметьте опцию Содержащие <текст> в поле Тема (with specific words in the subject). Описание правила в нижней части окна изменится соответственно выбранному правилу. Подчеркнутые слова в описании правила являются значениями, которые вы должны указать для создания правила.
В поле Описание правила (Rule description) щелкните на подчеркнутом слове <текст> (<specific words>).

Появится диалоговое окно Поиск текста (Search Text).
В поле Укажите слово или фразу для поиска в поле "Тема" (Specify words or phrases to search for in the subject) введите Поездки, нажмите кнопку Добавить (Add) и нажмите OK.

Поле Описание правила (Rule description) обновится и отобразит изменение.
Нажмите кнопку Далее (Next). Появится следующее окно Мастера правил (Rules Wizard).
Убедитесь, что в поле Что следует сделать с сообщением? (What do you want to do with the message?) отмечена опция Переместить их в папку <имя> (move it to the <specified> folder), и в поле Описание правила (Rule description) щелкните на подчеркнутом слове <имя> (<Specified>). Появится диалоговое окно Мастер правил (Rules Wizard) со списком папок.
Нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новая папка (Create New Folder).
В поле Имя папки (Name) введите Поездки и в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) щелкните на папке Входящие (Inbox). Теперь диалоговое окно выглядит так, как показано на рисунке.
Нажмите OK.
Нажмите Нет (No) в появившемся окне с предложением поместить ярлык в панель Outlook и затем в диалоговом окне Мастер правил (Rules Wizard) нажмите OK. Диалоговое окно закроется, и поле Описание правила (Rule description) обновится и отобразит назначенную папку.
Нажмите кнопку Далее (Next). Появится следующее окно Мастера правил (Rules Wizard).
В поле Исключения. Применить правило ко всем сообщениям (Add any exceptions [If necessary]) отметьте галочкой опцию Кроме имеющих отметку действие (except if it is flagged for action), и в поле Описание правила (Rule description) щелкните на подчеркнутом слове Действие (Action).

Появится диалоговое окно Отметка сообщения (Flagged Message).
Щелкните на кнопке списка справа от поля Отметка, чтобы отобразить доступные опции, выберите Любое действие (Any) и нажмите OK.

Поле Описание правила (Rule description) обновится и отобразит ваш выбор.
Нажмите Далее (Next). Отобразится последняя страница Мастера правил (Rules Wizard) с перечнем установленных вами параметров правила "Поездки".
Отметьте опцию Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке "Входящие" (Run this rule now on messages already in "Inbox") и нажмите кнопку Готово (Finish).

Правило сохранится и будет отображено в списке диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard), как показано на рисунке.
Нажмите OK. Сейчас правило является активным, и Outlook применяет его к сообщениям в папке Входящие (Inbox).
В Списке папок (Folder List) щелкните на значке (+) слева от папки Входящие (Inbox) и щелкните на папке Поездки. Отобразится содержимое папки Поездки, включая сообщение "Расписание поездки" от Kim Yoshida.
В Списке папок (Folder List) щелкните на папке Входящие (Inbox). Отобразится содержимое папки Входящие (Inbox). Совет. Если вы используете сервер Microsoft Exchange, вы можете фильтровать сообщения даже в том случае, если вы находитесь не в офисе; это можно делать с помощью помощника Out of Office Assistant. Когда у вас будет больше опыта работы с Outlook, вы можете изучить эту функцию, выбрав ее в меню Сервис (Tools).

Содержание раздела